A forma mais segura de comprovar a SIPAT é reunir três registros: as atas das reuniões da CIPA em que a campanha foi planejada e avaliada, a programação executada e a participação dos trabalhadores em cada atividade. A NR-5 atribui à CIPA (Comissão Interna de Prevenção de Acidentes e de Assédio) promover a SIPAT todos os anos, em conjunto com o SESMT, onde houver, e exige que a documentação da comissão fique disponível à fiscalização por cinco anos.
Além de atender à fiscalização e às auditorias, esses registros ajudam a planejar a próxima edição. A seguir, veja o que diz a norma, quais documentos guardar e como organizar a evidência da participação.
O que é a auditoria de Segurança do Trabalho?
A auditoria de Segurança do Trabalho é um processo que tem como objetivo fiscalizar e avaliar as condições de saúde e segurança de determinada empresa. Durante a auditoria, é observado como funciona o Sistema de Gestão de Saúde e Segurança do Trabalho, analisando quais são as não-conformidades a fim de pontuar o que deve ser melhorado, além de observar se algum processo está em desacordo com o que é estabelecido pela legislação trabalhista. De modo geral, a auditoria é uma forma de manter a sua empresa organizada, legalmente íntegra e qualificada.
Por que é importante documentar a realização da SIPAT na empresa?
Bom, agora que você sabe o que é uma auditoria de segurança, chegou a hora de entender por que é importante documentar a realização da SIPAT. Antes de tudo, vale entender como a norma trata o tema desde a versão original. A portaria/ SSMT n° 33, de 27 de outubro de 1983 e que publica a NR-5, estabelecia no item 5.16, alínea “c”, a seguinte função da CIPA:
c) promover a divulgação e zelar pela observância das normas de segurança e medicina do trabalho ou de regulamentos e instrumentos de serviço, emitidos pelo empregador.
Ou seja, desde a versão original, a CIPA tinha o papel de divulgar e zelar pelo cumprimento das normas de segurança, o que inclui as próprias atribuições da comissão.
Com a portaria/ MTP nº 422, de 07 de outubro de 2021, a NR-5 foi alterada e a obrigação de registrar as realizações da CIPA ficou ainda mais clara. É o que diz o item 5.9.2 da norma:
5.9.2 Toda a documentação referente à CIPA deve ser mantida no estabelecimento à disposição da inspeção do trabalho pelo prazo mínimo de cinco anos.
Assim, embora a NR-5 não traga uma lista de documentos específica da SIPAT, os registros da CIPA precisam ficar disponíveis à fiscalização por cinco anos, e promover a SIPAT é uma das atribuições da comissão. Mas essa não é a única razão para documentar a campanha. Veja alguns dos principais benefícios:
- Documentar a SIPAT é guardar informações valiosas para a campanha do próximo ano! Aproveite para analisar como foi o planejamento, se o orçamento foi suficiente e quais foram os principais gastos. Mapeie também o que funcionou e o que precisa ser melhorado. Por exemplo, a SIPAT desse ano pode até sido bacana, mas faltou participação por falha na comunicação – logo, isso é um ponto para prestar mais atenção na próxima. Ficou claro?
- Além disso, registrar os acontecimentos da SIPAT pode ser uma forma de promover a união e a cooperação entre os trabalhadores. Que tal tirar fotos, gravar vídeos e reunir os melhores momentos da campanha? Você pode divulgar os arquivos nos meios de comunicação ou até mesmo nas redes sociais.
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Como documentar a realização da SIPAT na empresa?
Chegou a hora de saber quais documentos você precisa para documentar a realização da SIPAT. Confira logo abaixo:
- Ata de reuniões: é essencial que você registre, em ata, todas as reuniões realizadas sobre a SIPAT. Veja o que diz a NR-5:
5.6.3 As reuniões da CIPA terão atas assinadas pelos presentes.
5.6.3.1 As atas das reuniões devem ser disponibilizadas a todos os integrantes da CIPA, podendo ser por meio eletrônico.
5.6.3.2 As deliberações e encaminhamentos das reuniões da CIPA devem ser disponibilizadas a todos os empregados em quadro de aviso ou por meio eletrônico.
- Lista de presença: além da ata, é importante que você tenha em mãos uma lista de presença que registre quem estava presente nas atividades realizadas durante a SIPAT.
Relatório e Certificado Weex
Ter a ata de reuniões e a lista de presença é fundamental, mas imagina só ter acesso a todos os dados da sua campanha de forma automática? O relatório fornecido nas campanhas digitais realizadas com a Weex é completo e possui dados de adesão, engajamento e participação, além de ter uma página só com os feedbacks dos participantes.
Com o início da campanha, é disponibilizado um dashboard para que você possa acompanhar, em tempo real, quem já se inscreveu na SIPAT e quais atividades foram concluídas, isso tudo dividido por área ou unidade. Assim, você consegue ter acesso à lista de participantes de um jeito fácil e prático.
Além disso, ao final da campanha, você recebe um certificado de realização da campanha. Desse modo, todos esses dados podem ser apresentados às auditorias de segurança, sem dificuldade ou perda de tempo. Ademais, você ainda tem acesso a uma pesquisa de satisfação completa, em que consegue captar bons depoimentos positivos sobre a campanha para mostrar para os seus gestores.
SIPAT do jeito que você precisa
Se o que você precisa para a SIPAT na empresa desse ano é:
- Relatórios, dados e feedbacks colhidos de forma prática;
- Mais engajamento dos trabalhadores;
- Reconhecimento das lideranças;
- Organização fácil e prática;
- Centenas de temáticas disponíveis com conteúdos atualizados, inclusive sobre assédio;
- Flexibilidade para os trabalhadores participarem de onde estiverem, no horário que puderem;
- Aprendizado direto ao ponto, com absorção do conteúdo comprovada,
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Perguntas frequentes sobre Como comprovar a realização da SIPAT:
Segundo o item 5.9.2 da NR-5, toda a documentação referente à CIPA deve ser mantida no estabelecimento, à disposição da Inspeção do Trabalho, pelo prazo mínimo de cinco anos. Como a SIPAT é uma atribuição da CIPA, vale guardar pelo mesmo prazo as atas em que ela foi planejada e avaliada, a programação, os registros de participação e os materiais usados.
A NR-5 admite o meio eletrônico para disponibilizar as atas e as deliberações da CIPA, e registros digitais costumam ser aceitos como evidência quando identificam cada participante individualmente e permitem rastrear data, atividade e conclusão. Plataformas com login individual geram uma trilha mais completa do que listas em papel, que podem ter rasuras ou assinaturas ilegíveis. Guarde também a exportação desses registros, para não depender do acesso ao sistema no futuro.
A NR-5 não define uma lista fechada de documentos para comprovar a SIPAT. A ata mostra que a comissão planejou e acompanhou a campanha, mas a evidência fica mais forte quando vem junto com a programação executada, os registros de participação dos trabalhadores e, se houver, um relatório com indicadores de adesão. Em uma fiscalização ou auditoria, podem ser solicitados materiais, programação e comprovantes de que as atividades aconteceram.
Sem registros, a empresa tem dificuldade de demonstrar que a CIPA cumpriu a atribuição de promover a SIPAT e que manteve a documentação da comissão pelo prazo previsto. Se o auditor fiscal constatar infração à NR-5, eventuais penalidades seguem os critérios da NR-28. Além disso, a falta de registros enfraquece a defesa da empresa em processos trabalhistas que discutam a prevenção. A Inspeção do Trabalho pode fiscalizar tanto de forma planejada quanto a partir de denúncias.
Vale planejar para que todos os trabalhadores tenham acesso à SIPAT, incluindo os de turnos alternativos. Para quem estiver afastado ou em férias, uma boa prática é liberar o conteúdo no retorno e registrar essa participação à parte. Plataformas digitais facilitam isso ao permitir acesso fora do período oficial da campanha. Na documentação, registre quem participou e identifique as ausências justificadas.
